Savanorių savarankiškas registravimasis
TimelyChurch leidžia savanoriams patiems užsiregistruoti į laisvas tarnavimo pozicijas per narių portalą. Tai sumažina administracinę naštą bažnyčios darbuotojams ir suteikia savanoriams galią patiems pasirinkti, kada ir kur tarnauti.
Savarankiško registravimosi įjungimas
Savarankiškas registravimasis konfigūruojamas kiekvienai pozicijai atskirai, kai pridedate poziciją prie renginio.
Žingsnis po žingsnio
- Eikite į renginį ir atidarykite skirtuką Tarnavimas.
- Spustelėkite Pridėti poziciją ir lange Pridėti savanorio poziciją sukonfigūruokite šiuos nustatymus:
| Nustatymas | Aprašymas |
|---|---|
| Atvira savarankiškai registracijai | Pažymėkite, kad leistumėte komandos nariams patiems užsiregistruoti į šią poziciją |
| Registracijos terminas (neprivaloma) | Nustatykite datą ir laiką, po kurio savarankiškas registravimasis užsidarys. Palikite tuščią, jei termino nėra -- tada registravimasis lieka atviras iki renginio pradžios. |
| Reikalauti patvirtinimo | Pagal numatytuosius nustatymus pažymėta. Savarankiški registravimaisi pradedami su būsena „laukiama", kol vadovas juos patvirtina. Jei nepažymėta, registravimaisi patvirtinami automatiškai. |
Pozicijai, kuri jau yra renginyje, atidarykite jos meniu Redaguoti poziciją (⋯) ir įjunkite Atvira registracijai. Pozicijos, atviros registracijai, skirtuke Tarnavimas rodo mažą žymą REGISTRACIJA.
Kaip savanoriai registruojasi
Per narių portalą
- Savanoriai prisijungia prie narių portalo ir atidaro Mano grafikas.
- Jie bakstelėja Užimti vietą (portalo skydelyje kortelė Mano komandos taip pat siūlo Užimti laisvą vietą). Atsidaro puslapis Savanorystės galimybės („Naršykite ir užsiregistruokite į laisvas tarnavimo pozicijas").
- Jie mato būsimus renginius su pozicijomis, atviromis registracijai jų pačių komandose -- puslapyje išvardytos komandos, kurioms jie priklauso, po „Jūs esate narys:".
- Kiekvienai pozicijai jie gali matyti:
- Pozicijos pavadinimą ir komandą
- Kiek vietų liko (pvz., „liko 2 vietos")
- Trumpą priežastį, jei jie negali užsiregistruoti
- Jie spusteli Registruotis šalia laisvos pozicijos.
Pastaba: Puslapis primena savanoriams: „Registracija išreiškia susidomėjimą — komandos vadovas patvirtins jūsų paskyrimą." Jei pozicijai reikia patvirtinimo, jie mato „Užsiregistravote … Koordinatorius patvirtins jūsų registraciją." Jei ne, jie mato „Esate patvirtintas …!"
Jei nėra į ką registruotis, puslapis rodo Nėra atvirų galimybių. Kas nepriklauso jokiai tarnavimo komandai, mato Dar nesate komandos narys? -- „Susisiekite su bažnyčios administratoriumi, kad būtumėte pridėtas prie tarnavimo komandos."
Registracijos tinkamumo patikrinimai
Prieš leisdama registraciją, sistema patikrina, ar savanoris atitinka visus reikalavimus:
- Registracija turi būti atvira -- Pozicija turi būti atvira registracijai, ir bet koks terminas negali būti praėjęs.
- Dar neužregistruotas -- Savanoris negali užsiregistruoti į tą pačią poziciją du kartus.
- Yra laisvų vietų -- Turi likti bent viena neužpildyta vieta.
- Narystė komandoje -- Jei pozicija priklauso konkrečiai tarnavimo komandai, savanoris turi būti aktyvus tos komandos narys.
- Prieinamumas -- Savanoris negali būti pažymėtas kaip neprieinamas renginio dieną.
- Renginys ateityje -- Renginys dar negali būti prasidėjęs.
Jei patikrinimas nepavyksta, savanoris pamato aiškų pranešimą, paaiškinantį kodėl (pvz., „Jūs jau užsiregistravote į šią poziciją", „Visos vietos užimtos", „Norėdami registruotis, turite būti šios komandos narys", „Esate pažymėtas kaip neprieinamas šią dieną").
Patvirtinimo eiga
Kai Reikalauti patvirtinimo pažymėta:
- Savanoris užsiregistruoja, ir jo priskyrimas sukuriamas su būsena Laukiama.
- Registravimasis pasirodo renginio skirtuke Tarnavimas ir Grafiko tinklelyje kaip bet kuris kitas laukiantis priskyrimas.
- Vadovas jį peržiūri ir spusteli Patvirtinti (✓) arba Pašalinti.
Kai Reikalauti patvirtinimo nepažymėta:
- Savanoris užsiregistruoja, ir jo priskyrimas iškart nustatomas į būseną Patvirtinta.
- Savanorio tarnavimo statistika automatiškai atnaujinama.
Registracijos atšaukimas
Savanoriai gali atšaukti savo registraciją tol, kol renginys dar neprasidėjo:
- Puslapyje Savanorystės galimybės raskite priskyrimą skiltyje Jūsų registracijos.
- Spustelėkite Atsisakyti ir patvirtinkite.
- Priskyrimas pašalinamas, ir vieta vėl tampa laisva.
Jei renginys jau prasidėjo arba yra praeityje, savanoris negali atšaukti savo registracijos. Kai registracija jau yra jų grafike, jie taip pat gali jos atsisakyti arba pasiūlyti sukeitimą iš Mano grafikas kaip bet kokio kito priskyrimo.
Geriausios savarankiško registravimosi praktikos
Patarimas: Įjunkite savarankišką registravimąsi pozicijoms, kurias lengva užpildyti ir kurioms nereikia specialių įgūdžių, tokioms kaip sveikintojai, palydovai ar kavos patiekimas. Specializuotoms pozicijoms, tokioms kaip garso technikas ar šlovinimo vadovas, palikite registraciją išjungtą ir priskirkite savanorius patys.
Patarimas: Nustatykite registracijos terminą bent 48 valandas prieš renginį. Tai suteikia laiko peržiūrėti priskyrimus ir užpildyti likusias spragas rankiniu priskyrimu ar automatiniu užpildymu.
Patarimas: Laikykite Reikalauti patvirtinimo įjungtą pozicijoms, kuriose norite patikrinti, kas registruojasi. Tai naudinga vaikų tarnystei ar kitoms jautrioms sritims, kur prieš įtraukiant savanorį į grafiką reikia antros akies patikrinimo.
Savarankiškų registravimųsi tvarkymas
Renginio skirtuke Tarnavimas administratoriai ir komandų vadovai mato visus priskyrimus, nepriklausomai nuo to, kaip jie buvo atlikti, ir gali:
- Patvirtinti laukiantį registravimąsi
- Pašalinti bet kurį registravimąsi
- Uždaryti registraciją išjungdami Atvira registracijai pozicijos meniu Redaguoti poziciją
- Bet kada koreguoti Reikalingi žmonės