Savanorių savarankiškas registravimasis
TimelyChurch leidžia savanoriams patiems užsiregistruoti į laisvas tarnavimo pozicijas per narių portalą. Tai sumažina administracinę naštą bažnyčios darbuotojams ir suteikia savanoriams galią patiems pasirinkti, kada ir kur tarnauti.
Savarankiško registravimosi įjungimas
Savarankiškas registravimasis konfigūruojamas kiekvienai pozicijai atskirai, kai pridedate tarnavimo poreikį prie renginio.
Žingsnis po žingsnio
- Eikite į renginį ir atidarykite skirtuką Tarnavimas.
- Pridėdami ar redaguodami tarnavimo poreikį, sukonfigūruokite šiuos nustatymus:
| Nustatymas | Aprašymas |
|---|---|
| Atvira registracijai | Įjunkite, kad leistumėte savanoriams patiems užsiregistruoti į šią poziciją |
| Registracijos terminas | (Neprivaloma) Nustatykite datą ir laiką, po kurio savarankiškas registravimasis užsidarys. Jei paliksite tuščią, registravimasis liks atviras iki renginio pradžios. |
| Reikalauti patvirtinimo | Kai įjungta, savarankiški registravimaisi pradedami su būsena „laukiama" ir turi būti patvirtinti administratoriaus. Kai išjungta, registravimaisi patvirtinami automatiškai. |
Kaip savanoriai registruojasi
Per narių portalą
- Savanoriai prisijungia prie narių portalo.
- Jie eina į puslapį Savanorystės galimybės.
- Jie mato būsimų renginių su laisvomis tarnavimo pozicijomis sąrašą.
- Kiekvienai pozicijai jie gali matyti:
- Pozicijos pavadinimą
- Kiek vietų liko (pvz., „liko 2 vietos")
- Registracijos būseną (Atvira, Uždaryta arba Užpildyta)
- Registracijos terminą, jei jis nustatytas
- Jie spusteli Registruotis šalia laisvos pozicijos.
Registracijos tinkamumo patikrinimai
Prieš leisdama registraciją, sistema patikrina, ar savanoris atitinka visus reikalavimus:
- Registracija turi būti atvira -- Pozicijoje turi būti įjungta „Atvira registracijai", ir bet koks terminas negali būti praėjęs.
- Dar neužregistruotas -- Savanoris negali užsiregistruoti į tą pačią poziciją du kartus.
- Yra laisvų vietų -- Turi likti bent viena neužpildyta vieta.
- Narystė komandoje -- Jei pozicija priklauso konkrečiai tarnavimo komandai, savanoris turi būti aktyvus tos komandos narys.
- Prieinamumas -- Savanoris negali būti pažymėtas kaip neprieinamas (blokuota data) renginio dieną.
- Renginys ateityje -- Renginys dar negali būti prasidėjęs.
Jei bet kuris patikrinimas nepavyksta, savanoris pamatys aiškų pranešimą, paaiškinantį, kodėl jis negali užsiregistruoti (pvz., „Jūs jau užsiregistravote į šią poziciją", „Visos vietos užimtos", „Norėdami registruotis, turite būti šios komandos narys").
Registracijos būsenos rodymas
Sistema rodo skirtingus būsenos pranešimus, priklausomai nuo pozicijos būsenos:
| Būsena | Rodoma, kai |
|---|---|
| Atvira registracijai | Registracija įjungta be termino |
| Atvira iki [data] | Registracija įjungta su terminu (pvz., „Atvira iki kovo 15 d., 9:00") |
| Registracija uždaryta | Terminas praėjo |
| Užpildyta | Visos vietos užimtos |
| Priskiria tik administratorius | Šiai pozicijai registracija neįjungta |
Taip pat rodomas likusių vietų skaičius (pvz., „liko 3 vietos", „liko 1 vieta" arba „nėra laisvų vietų").
Patvirtinimo eiga
Kai Reikalauti patvirtinimo įjungta:
- Savanoris užsiregistruoja, ir jo priskyrimas sukuriamas su būsena Laukiama.
- Administratorius gauna pranešimą apie laukiantį registravimąsi.
- Administratorius peržiūri ir arba:
- Patvirtina priskyrimą (pakeičia būseną į Patvirtinta)
- Atmeta priskyrimą (pakeičia būseną į Atsisakyta)
Kai Reikalauti patvirtinimo išjungta:
- Savanoris užsiregistruoja, ir jo priskyrimas iškart nustatomas į būseną Patvirtinta.
- Savanorio tarnavimo statistika automatiškai atnaujinama.
Registracijos atšaukimas
Savanoriai gali atšaukti savo registraciją tol, kol renginys dar neprasidėjo:
- Narių portalo puslapyje Mano tarnavimas raskite priskyrimą.
- Spustelėkite Atsisakyti arba Atšaukti.
- Priskyrimas pašalinamas, ir vieta vėl tampa laisva.
Jei renginys jau prasidėjo arba yra praeityje, savanoris negali atšaukti savo registracijos.
Geriausios savarankiško registravimosi praktikos
Patarimas: Įjunkite savarankišką registravimąsi pozicijoms, kurias lengva užpildyti ir kurioms nereikia specialių įgūdžių, tokioms kaip sveikintojai, palydovai ar kavos patiekimas. Specializuotoms pozicijoms, tokioms kaip garso technikas ar šlovinimo vadovas, palikite registraciją išjungtą ir priskirkite savanorius rankiniu būdu.
Patarimas: Nustatykite registracijos terminą bent 48 valandas prieš renginį. Tai suteikia laiko peržiūrėti priskyrimus ir užpildyti likusias spragas rankiniu priskyrimu ar automatiniu planavimu.
Patarimas: Naudokite nustatymą „Reikalauti patvirtinimo" pozicijoms, kuriose norite patikrinti, kas registruojasi. Tai naudinga vaikų tarnystei ar kitoms jautrioms sritims, kur prieš įtraukiant savanorį į grafiką reikia antros akies patikrinimo.
Administratoriaus savarankiškų registravimųsi rodinys
Renginio skirtuke Tarnavimas administratoriai mato visus priskyrimus, nepriklausomai nuo to, kaip jie buvo atlikti. Savarankiškus registravimaisi galima atskirti, nes laukas „Priskyrė" bus tuščias (null), o administratoriaus priskirti savanoriai rodys administratoriaus vardą.
Administratoriai išlaiko pilną kontrolę ir gali:
- Keisti bet kurio registravimosi būseną (Laukiama, Patvirtinta, Atsisakyta)
- Pašalinti bet kurį registravimąsi
- Uždaryti registraciją, išjungdami „Atvira registracijai" arba nustatydami praėjusį terminą
- Bet kada koreguoti reikalingų savanorių skaičių