Pamoka: bažnyčios administratoriaus „Pirmasis sekmadienis" vadovas

Auditorija: Visiškai naujas bažnyčios administratorius, pirmą kartą nustatantis savanorių grafiko sudarymą Reikalingas laikas: apie 30 minučių Jums reikės: savo šlovinimo komandos narių sąrašo su jų el. pašto adresais

Ką išmoksite

Baigę šį vadovą, turėsite:

• Tikrą Šlovinimo komandą su pozicijomis ir nariais TimelyChurch sistemoje
• Sukonfigūruotus išmaniojo planavimo nustatymus, kad sistema siūlytų tinkamus kandidatus ir automatiškai užpildytų pakaitalus, kai kas nors atsisako
• Grafiko šabloną Standartinė šlovinimo sąranka, kuris automatiškai užpildo pozicijas kiekviename naujame šlovinimo renginyje
• Pasikartojančią renginių seriją Sekmadienio šlovinimas su keliais artimiausiais mėnesiais paruoštais užpildyti pasikartojimais
• Pasitikėjimą, kviečiant savo pirmąjį savanorį ir stebint, kaip vyksta automatinis užpildymas

Tai tas pats nustatymas, kurį rekomenduojame kiekvienai bažnyčiai atidarymo sekmadienį. Kai jis atliktas, jį tik palaikote, o ne kuriate iš naujo.

1 žingsnis: sukurkite savo Šlovinimo komandą

Laikas: 4 minutės

1. Prisijunkite prie savo administratoriaus panelės.
2. Šoninėje juostoje išplėskite Žmonės ir spustelėkite Grupės.
3. Spustelėkite + Nauja grupė (viršuje dešinėje).
4. Užpildykite:
   • Pavadinimas: Šlovinimo komanda
   • Tipas: Komanda
   • Aprašymas: „Sekmadienio ryto šlovinimo grupė, vokalistai ir technika"
5. Spustelėkite Išsaugoti.

Atsidursite naujos komandos išsamios informacijos puslapyje su skirtukais viršuje: Grupės duomenys, Nariai, Šablonai (ir dar keli, priklausomai nuo grupės tipo). Skirtukas Grupės duomenys -- tai vieta, kur valdote pozicijas ir grafiko sudarymą.

2 žingsnis: pridėkite pozicijas prie komandos

Laikas: 5 minutės

Pozicijos -- tai vaidmenys, kuriuos užpildote kiekvieną sekmadienį -- Šlovinimo vadovas, Garso technikas, Vokalistas ir t. t.

1. Šlovinimo komandos puslapyje atidarykite skirtuką Grupės duomenys.
2. Slinkite iki kortelės Pozicijos.
3. Spustelėkite + Pridėti (kortelės viršuje dešinėje). Lange Pridėti poziciją įveskite Pozicijos pavadinimą, tada spustelėkite Pridėti poziciją. Pakartokite kiekvienam vaidmeniui:
   • Šlovinimo vadovas
   • Vokalistas
   • Akustinė gitara
   • Elektrinė gitara
   • Bosinė gitara
   • Būgnai
   • Klavišiniai
   • Garso technikas
   • ProPresenter operatorius
4. Patikrinkite, ar sąraše rodomos visos devynios pozicijos.

Patarimas: Nesijaudinkite, jei pozicijos dabar nėra tobulos. Bet kurią poziciją galite ištrinti ar pridėti daugiau vėliau -- niekas nesugadinama.

3 žingsnis: pridėkite komandos narius

Laikas: 5 minutės

1. Spustelėkite skirtuką Nariai.
2. Spustelėkite + Pridėti narį.
3. Lauke Ieškoti asmens pradėkite rašyti vardą ir pasirinkite žmogų iš rezultatų sąrašo.
4. Spustelėkite Pridėti narį.
5. Pakartokite kiekvienam komandos nariui. Atidarymo sekmadieniui siekite bent 5-8 žmonių.

Patarimas: Jei norite, kad planuotojas siūlytų žmones tik tiems vaidmenims, kuriuos jie iš tikrųjų atlieka, kortelės Pozicijos (skirtukas Grupės duomenys) apačioje įjunkite Reikalauti nuolatinių pozicijų priskyrimų. Kai tai įjungta, kiekvienoje nario eilutėje skirtuke Nariai rodomos pozicijų žymos, kurias galite perjungti, kad priskirtumėte tą žmogų konkrečioms pozicijoms. Kai tai išjungta, bet kuris komandos narys gali būti siūlomas bet kuriai pozicijai.

4 žingsnis: sukonfigūruokite išmaniojo planavimo nustatymus

Laikas: 3 minutės

1. Šlovinimo komandos puslapyje atidarykite skirtuką Grupės duomenys ir slinkite iki kortelės Grafiko sudarymo nustatymai.
2. Nustatykite:
   • Rotacijos strategija: Sąžininga rotacija (pagal tai, kas seniausiai netarnavo) -- visi tarnauja maždaug po lygiai
   • Maks. kartų per mėnesį: 2 (niekas nepervargsta)
   • Pažymėkite Įjungti automatinį planavimą
   • Pažymėkite Automatiškai parinkti pakaitą, kai kas nors atsisako
3. Spustelėkite Išsaugoti grafiko sudarymo nustatymus.

Patarimas: Kitos rotacijos parinktys yra Ratu (fiksuota tvarka) ir Tik rankiniu būdu (išjungti automatinį užpildymą). Sąžininga rotacija yra tinkamas numatytasis pasirinkimas daugumai komandų. Kai savanoris atsisako, automatinio parinkimo funkcija perduoda vietą kitam žmogui rotacijoje; po kelių nesėkmingų bandymų ji pereina prie pavadavimo užklausos.

Pilną kiekvienos parinkties aprašymą rasite Savanorių planavimas renginiams.

5 žingsnis: sukurkite šabloną „Standartinė šlovinimo sąranka"

Laikas: 4 minutės

Šis grafiko šablonas nurodo TimelyChurch sistemai, kurias pozicijas kiekvienas naujas šlovinimo renginys turėtų automatiškai apimti.

1. Vis dar Šlovinimo komandos puslapyje spustelėkite skirtuką Šablonai.
2. Spustelėkite Naujas šablonas.
3. Lange Sukurti grafiko šabloną užpildykite:
   • Šablono pavadinimas: Standartinė šlovinimo sąranka
   • Aprašymas: „Numatytasis pozicijų sąrašas sekmadienio šlovinimui"
   • Pažymėkite Nustatyti kaip numatytąjį šios komandos šabloną
   • Skiltyje Automatiškai taikyti renginio tipams pažymėkite Šlovinimas
4. Spustelėkite Sukurti šabloną.
5. Šablonas dabar rodomas sąraše. Spustelėkite rodyklę, kad jį išskleistumėte, tada spustelėkite Pridėti poziciją, kad pridėtumėte kiekvieną poziciją su reikiamu skaičiumi:
   • Šlovinimo vadovas -- reikalingas skaičius 1
   • Vokalistas -- reikalingas skaičius 2
   • Akustinė gitara -- 1
   • Būgnai -- 1
   • Klavišiniai -- 1
   • Garso technikas -- 1
   • ProPresenter operatorius -- 1

Šablonas dabar pažymėtas kaip numatytasis ir nustatytas automatiškai taikytis. Kiekvienas šlovinimo renginys, kurį nuo šiol sukursite, automatiškai įtrauks šias pozicijas.

6 žingsnis: sukurkite Sekmadienio šlovinimo renginių seriją

Laikas: 5 minutės

TimelyChurch sistemoje pavieniai renginiai ir pasikartojančios serijos kuriami toje pačioje vietoje -- tiesiog įjungiate Kartojasi.

1. Šoninėje juostoje išplėskite Planavimas ir spustelėkite Renginiai.
2. Renginių puslapio viršuje dešinėje spustelėkite Naujas renginys. Įslenka stalčius Sukurti renginį.
3. Pasirinkite renginio tipą Šlovinimas, tada užpildykite pagrindinius duomenis:
   • Renginio pavadinimas: Sekmadienio šlovinimas
   • Data: kitas sekmadienis
   • Pradžia / Pabaiga: pvz., 10:00 -- 11:30
   • Vieta: Pagrindinė salė (arba kur susirenkate) -- ir pasirinkite Kambarį, jei naudojate kambarius
4. Skiltyje Kartojasi įjunkite jungiklį. Pasirinkite Kas savaitę, tada pažymėkite Sekmadienis dienų apskritimuose. Skiltyje Pasibaigia palikite Niekada (arba nustatykite pabaigos datą / pasikartojimų skaičių).
5. Spustelėkite Sukurti seriją.

TimelyChurch sugeneruoja pasikartojimus kaip tikrus renginio įrašus, kuriuos galite atidaryti ir redaguoti. Mygtukas Sukurti rodo „Sukurti renginį", kai Kartojasi išjungta, ir „Sukurti seriją", kai įjungta.

Patarimas: Norėdami vėliau valdyti visas savo pasikartojančias serijas, atidarykite meniu Daugiau (⋮) Renginių puslapio viršuje dešinėje ir pasirinkite Renginių serija.

7 žingsnis: patikrinkite, ar pozicijos užpildytos kiekviename renginyje

1. Atidarykite vieną iš artėjančių sekmadienio renginių (iš Renginių kalendoriaus/sąrašo arba iš Renginių serijos puslapio).
2. Spustelėkite skirtuką Tarnavimas.
3. Patikrinkite, ar pozicijos iš jūsų šablono „Standartinė šlovinimo sąranka" išvardytos, sugrupuotos pagal komandą, kiekviena rodanti, kiek užpildyta iš kiek reikia (pavyzdžiui, 0/2 prie Vokalisto).
4. Atsitiktinai patikrinkite antrą renginį, kad patvirtintumėte, jog automatinis taikymas veikė visoje serijoje.

Jei renginiui trūksta pozicijų, naudokite Pridėti poziciją skirtuke Tarnavimas, kad pridėtumėte jas rankiniu būdu, arba Priskirti komandą, kad įtrauktumėte visą komandą vienu metu.

8 žingsnis: pakvieskite savo pirmąjį savanorį (ir išbandykite automatinį užpildymą)

1. Bet kurio artėjančio sekmadienio renginio skirtuke Tarnavimas raskite poziciją Šlovinimo vadovas ir spustelėkite Priskirti.
2. Skydelyje Rasti savanorius pasirinkite komandos draugą, kad jį priskirtumėte. Jis gaus el. laišką + pranešimą programoje.
3. Norėdami pamatyti automatinį užpildymą veikiant, spustelėkite Automatiškai ant atviros pozicijos (arba Užpildyti visus automatiškai skirtuko viršuje) -- sistema automatiškai parenka geriausią prieinamą komandos draugą.
4. Kai savanoris atsisako, 4 žingsnyje įjungta funkcija automatiškai parinkti pakaitą perduoda vietą kitam žmogui rotacijoje, todėl atviros vietos toliau užsipildo pačios.

Ką daryti toliau

• Praveskite savo komandų vadovus per 02 pamoką: valdykite savo komandą, kad jie perimtų savo narių sąrašo valdymą.
• Išsiųskite savo savanoriams 03 pamoką: nustatykite savo prieinamumą, prieš jiems gaunant pirmąjį kvietimą.
• Įsiminkite 04 pamoką: reikia dėmesio -- pavaduotojo kvietimas neišvengiamam šeštadienio vakaro pavadavimo skubėjimui.
• Perskaitykite Savanorių valdymo apžvalgą, kad pamatytumėte visa kita, ką šis modulis gali daryti.

Viskas paruošta. Atidarymo sekmadienis bus ramus.