Pamoka: bažnyčios administratoriaus „Pirmasis sekmadienis" vadovas

Auditorija: Visiškai naujas bažnyčios administratorius, pirmą kartą nustatantis savanorių grafiko sudarymą Reikalingas laikas: apie 30 minučių Jums reikės: savo šlovinimo komandos narių sąrašo su jų el. pašto adresais

Ką išmoksite

Baigę šį vadovą, turėsite:

• Tikrą Šlovinimo komandą su pozicijomis ir nariais TimelyChurch sistemoje
• Sukonfigūruotus išmaniojo planavimo nustatymus, kad sistema siūlytų tinkamus kandidatus ir automatiškai užpildytų pakaitalus, kai kas nors atsisako
• Grafiko šabloną Standartinė šlovinimo sąranka, kuris automatiškai užpildo pozicijas kiekviename naujame šlovinimo renginyje
• Pasikartojančią renginių seriją Sekmadienio šlovinimas su keliais artimiausiais mėnesiais paruoštais užpildyti pasikartojimais
• Pasitikėjimą, kviečiant savo pirmąjį savanorį ir stebint, kaip vyksta automatinis užpildymas

Tai tas pats nustatymas, kurį rekomenduojame kiekvienai bažnyčiai atidarymo sekmadienį. Kai jis atliktas, jį tik palaikote, o ne kuriate iš naujo.

1 žingsnis: sukurkite savo Šlovinimo komandą

Laikas: 4 minutės

1. Prisijunkite prie savo administratoriaus panelės.
2. Šoninėje juostoje išplėskite Žmonės ir spustelėkite Grupės.
3. Spustelėkite Pridėti grupę (viršuje dešinėje). Iš šono įslenka skydelis Pridėti grupę.
4. Skiltyje Kokio tipo ši grupė? pasirinkite Komanda — „Skirta savanoriams ir tarnavimui. Sukurkite pozicijas renginių grafikams."
5. Užpildykite:
   • Pavadinimas: Šlovinimo komanda
   • Aprašymas: „Sekmadienio ryto šlovinimo grupė, vokalistai ir technika"
6. Spustelėkite Sukurti.

Atsidursite naujos komandos puslapyje su skirtukais viršuje: Grupės informacija, Nariai, Šablonai (ir dar keli, priklausomai nuo grupės tipo). Skirtukas Grupės informacija -- tai vieta, kur valdote pozicijas ir grafiko sudarymą.

Patarimas: Jei jūsų bažnyčia sukūrė savo grupių tipus, skydelyje taip pat siūloma Grupės tipas (neprivaloma). Šiai pamokai galite palikti Nėra – naudoti tik variklio tipą.

2 žingsnis: pridėkite pozicijas prie komandos

Laikas: 5 minutės

Pozicijos -- tai vaidmenys, kuriuos užpildote kiekvieną sekmadienį -- Šlovinimo vadovas, Garso technikas, Vokalistas ir t. t.

1. Šlovinimo komandos puslapyje atidarykite skirtuką Grupės duomenys.
2. Slinkite iki kortelės Pozicijos.
3. Spustelėkite + Pridėti (kortelės viršuje dešinėje). Lange Pridėti poziciją įveskite Pozicijos pavadinimą, tada spustelėkite Pridėti poziciją. Pakartokite kiekvienam vaidmeniui:
   • Šlovinimo vadovas
   • Vokalistas
   • Akustinė gitara
   • Elektrinė gitara
   • Bosinė gitara
   • Būgnai
   • Klavišiniai
   • Garso technikas
   • Projekcija
4. Patikrinkite, ar sąraše rodomos visos devynios pozicijos.

Patarimas: Nesijaudinkite, jei pozicijos dabar nėra tobulos. Bet kurią poziciją galite ištrinti ar pridėti daugiau vėliau -- niekas nesugadinama.

3 žingsnis: pridėkite komandos narius

Laikas: 5 minutės

1. Spustelėkite skirtuką Nariai.
2. Nario sąrašo viršuje spustelėkite Pridėti naują. (Taip pat galite naudoti Pridėti narį(-ius) meniu komandos puslapio viršuje.)
3. Lange Pridėti narį lauke Ieškoti asmens pradėkite rašyti vardą ir pasirinkite žmogų iš rezultatų sąrašo.
4. Spustelėkite Pridėti narį.
5. Pakartokite kiekvienam komandos nariui. Atidarymo sekmadieniui siekite bent 5-8 žmonių.

Kažkas dar nėra jūsų bažnyčios kataloge? Tame pačiame lange naudokite Pakviesti el. paštu: įveskite jo el. paštą (ir, jei norite, vardą) ir spustelėkite Siųsti kvietimą į grupę. Jis prisijungia, kai priima kvietimą ir vadovas patvirtina prašymą.

Patarimas: Jei norite, kad planuotojas naudotų žmones tik tiems vaidmenims, kuriuos jie iš tikrųjų atlieka, kortelės Pozicijos (skirtukas Grupės informacija) apačioje įjunkite Priskirti fiksuotas pozicijas -- jungiklis atsiranda, kai komanda turi bent vieną poziciją. Kai jis Įjungta, kiekvienas narys susiejamas su konkrečiomis pozicijomis, o planuojant nariai gali būti priskiriami tik savo fiksuotoms pozicijoms. Tada skirtuke Nariai rodomos kiekvieno nario pozicijos; spustelėkite Priskirti nario eilutėje, kad pasirinktumėte jo pozicijas. Kai jis Išjungta, bet kuris komandos narys gali būti priskirtas bet kuriai pozicijai.

4 žingsnis: sukonfigūruokite išmaniojo planavimo nustatymus

Laikas: 3 minutės

1. Šlovinimo komandos puslapyje atidarykite skirtuką Grupės duomenys ir slinkite iki kortelės Grafiko sudarymo nustatymai.
2. Nustatykite:
   • Rotacijos strategija: Sąžininga rotacija (pagal tai, kas seniausiai netarnavo) -- visi tarnauja maždaug po lygiai
   • Maks. kartų per mėnesį: 2 (niekas nepervargsta)
   • Palikite pažymėtą Įjungti automatinį planavimą (pagal numatymą jis įjungtas)
   • Pažymėkite Automatiškai parinkti pakaitą, kai kas nors atsisako
3. Spustelėkite Išsaugoti grafiko sudarymo nustatymus.

Patarimas: Kitos rotacijos parinktys yra Ratu (fiksuota tvarka) ir Tik rankiniu būdu (išjungti automatinį pildymą). Sąžininga rotacija yra tinkamas numatytasis pasirinkimas daugumai komandų. Kai savanoris atsisako, automatinio parinkimo funkcija perduoda vietą kitam žmogui rotacijoje. Po trijų bandymų ji sustoja, ir vieta laukia, kol vadovas ją užpildys -- komandos vadovai gauna pranešimą apie kiekvieną atsisakymą.

Pilną kiekvienos parinkties aprašymą rasite Savanorių planavimas renginiams.

5 žingsnis: sukurkite šabloną „Standartinė šlovinimo sąranka"

Laikas: 4 minutės

Šis grafiko šablonas nurodo TimelyChurch sistemai, kurias pozicijas kiekvienas naujas šlovinimo renginys turėtų automatiškai apimti.

1. Vis dar Šlovinimo komandos puslapyje spustelėkite skirtuką Šablonai.
2. Spustelėkite Naujas šablonas.
3. Lange Sukurti grafiko šabloną užpildykite:
   • Šablono pavadinimas: Standartinė šlovinimo sąranka
   • Aprašymas (neprivaloma): „Numatytasis pozicijų sąrašas sekmadienio šlovinimui"
   • Pažymėkite Nustatyti kaip numatytąjį šios komandos šabloną
   • Skiltyje Taikyti automatiškai renginių tipams (nebūtina) pažymėkite Šlovinimo pamaldos
4. Spustelėkite Sukurti šabloną.
5. Šablonas dabar rodomas sąraše, jau išskleistas, nes dar neturi pozicijų (rodyklė vėliau jį išskleidžia ir suskleidžia). Spustelėkite Pridėti poziciją, kad pridėtumėte kiekvieną poziciją su reikiamu skaičiumi -- lange Pridėti poziciją į šabloną pasirinkite Poziciją, nustatykite Reikalingas skaičius ir spustelėkite Pridėti poziciją:
   • Šlovinimo vadovas -- reikalingas skaičius 1
   • Vokalistas -- reikalingas skaičius 2
   • Akustinė gitara -- 1
   • Būgnai -- 1
   • Klavišiniai -- 1
   • Garso technikas -- 1
   • Projekcija -- 1

Šablonas dabar pažymėtas kaip numatytasis ir nustatytas automatiškai taikytis. Kiekvienas šlovinimo renginys, kurį nuo šiol sukursite, automatiškai įtrauks šias pozicijas.

6 žingsnis: sukurkite Sekmadienio šlovinimo renginių seriją

Laikas: 5 minutės

TimelyChurch sistemoje pavieniai renginiai ir pasikartojančios serijos kuriami toje pačioje vietoje -- tiesiog įjungiate Kartojasi.

1. Šoninėje juostoje išplėskite Planavimas ir spustelėkite Renginiai.
2. Renginių puslapio viršuje dešinėje spustelėkite Naujas renginys. Įslenka skydelis Sukurti renginį.
3. Skiltyje Ką planuojate? pasirinkite Šlovinimo pamaldos, tada užpildykite pagrindinius duomenis:
   • Renginio pavadinimas: Sekmadienio šlovinimas
   • Data: kitas sekmadienis
   • Pradžios laikas / Pabaiga: pvz., 10:00 -- 11:30
   • Vieta: Pagrindinė salė (arba kur susirenkate) -- ir pasirinkite Kambarį, jei naudojate kambarius
4. Skiltyje Kartojasi įjunkite jungiklį. Savaitinis jau pasirinktas, o Sekmadienis jau pažymėtas skiltyje Šiomis dienomis, nes TimelyChurch parenka jūsų pasirinktos datos savaitės dieną. Skiltyje Baigiasi palikite Niekada (arba pasirinkite Data, arba Po ir pasikartojimų skaičių).
5. Spustelėkite Sukurti seriją.

TimelyChurch sugeneruoja pasikartojimus kaip tikrus renginio įrašus, kuriuos galite atidaryti ir redaguoti. Mygtukas rodo „Sukurti renginį", kai Kartojasi išjungta, ir „Sukurti seriją", kai įjungta.

Patarimas: Norėdami vėliau valdyti visas savo pasikartojančias serijas, atidarykite meniu Daugiau (⋮) Renginių puslapio viršuje dešinėje ir pasirinkite Renginių serija.

7 žingsnis: patikrinkite, ar pozicijos užpildytos kiekviename renginyje

1. Atidarykite vieną iš artėjančių sekmadienio renginių (iš Renginių kalendoriaus/sąrašo arba iš Renginių serijos puslapio).
2. Spustelėkite skirtuką Tarnavimas.
3. Patikrinkite, ar pozicijos iš jūsų šablono „Standartinė šlovinimo sąranka" išvardytos, sugrupuotos pagal komandą, kiekviena rodanti, kiek užpildyta iš kiek reikia (pavyzdžiui, 0/2 prie Vokalisto).
4. Atsitiktinai patikrinkite antrą renginį, kad patvirtintumėte, jog automatinis taikymas veikė visoje serijoje.

Jei renginiui trūksta pozicijų, naudokite Pridėti poziciją skirtuke Tarnavimas, kad pridėtumėte jas rankiniu būdu, arba Priskirti komandą, kad vienu metu pridėtumėte visos komandos pozicijas (niekas nėra priskirtas ar informuotas, kol jų neužpildote).

Patarimas: Jei naudojate Priskirti komandą komandai, kuri dar neturi pozicijų (pavyzdžiui, svetingumo komandai), TimelyChurch prideda vieną poziciją pavadinimu Savanoris prie tos komandos ir įtraukia ją į renginį. Vėliau galite ją pervadinti skiltyje Grupės → komanda → Pozicijos.

8 žingsnis: pakvieskite savo pirmąjį savanorį (ir išbandykite automatinį užpildymą)

1. Bet kurio artėjančio sekmadienio renginio skirtuke Tarnavimas raskite poziciją Šlovinimo vadovas ir spustelėkite Priskirti.
2. Skydelyje Rasti savanorių spustelėkite Priskirti šalia komandos draugo. Jis gaus pranešimą su prašymu patvirtinti.
3. Norėdami pamatyti automatinį užpildymą veikiant, spustelėkite Automatiškai ant atviros pozicijos (arba Užpildyti visus automatiškai skirtuko viršuje) -- sistema automatiškai parenka geriausią prieinamą komandos draugą.
4. Kai savanoris atsisako, 4 žingsnyje įjungta funkcija automatiškai parinkti pakaitą perduoda vietą kitam žmogui rotacijoje, todėl atviros vietos toliau užsipildo pačios.

Ką daryti toliau

• Praveskite savo komandų vadovus per 02 pamoką: valdykite savo komandą, kad jie perimtų savo narių sąrašo valdymą.
• Išsiųskite savo savanoriams 03 pamoką: nustatykite savo prieinamumą, prieš jiems gaunant pirmąjį kvietimą.
• Įsiminkite 04 pamoką neišvengiamam šeštadienio vakaro „negaliu ateiti" -- ji parodo, kaip užpildyti laisvą vietą užpildymo prašymu.
• Perskaitykite Savanorių valdymo apžvalgą, kad pamatytumėte visa kita, ką šis modulis gali daryti.

Viskas paruošta. Atidarymo sekmadienis bus ramus.