Patvirtinimo darbo eigos

TimelyChurch Formos turi integruotą patvirtinimo darbo eigą, leidžiančią peržiūrėti pateikimus ir imtis veiksmų dėl jų, prieš juos laikant galutiniais. Kiekvienas pateikimas pereina per trijų būsenų gyvavimo ciklą: Laukiama, Patvirtinta arba Atmesta.

Kaip veikia patvirtinimo darbo eiga

Pateikimo būsenos gyvavimo ciklas

Gautas pateikimas --> Laukiama --> Patvirtinta
                                --> Atmesta
                                --> (Atstatyta į Laukiama pakartotinei peržiūrai)

1. Laukiama -- Kiekvienas naujas pateikimas prasideda būsena „Laukiama". Jis laukia, kol administratorius jį peržiūrės.
2. Patvirtinta -- Administratorius peržiūrėjo pateikimą ir jį priėmė. Jei forma naudoja „Po patvirtinimo" profilio sinchronizavimą, susieti duomenys šiuo metu įrašomi į Asmens įrašą.
3. Atmesta -- Administratorius peržiūrėjo pateikimą ir jį atmetė. Profilio duomenys nesinchronizuojami.

Pateikimus galima atstatyti atgal į „Laukiama" iš būsenos Patvirtinta arba Atmesta, jei jums reikia iš naujo įvertinti sprendimą.

Kada naudoti patvirtinimo darbo eigas

Patvirtinimo darbo eigos naudingos, kai jums reikia:

• Patikrinti savanorių prašymus prieš juos pridedant į tarnystės komandas
• Patikrinti registracijos informaciją prieš patvirtinant įtraukimą į renginį
• Peržiūrėti užklausas (pvz., patalpų naudojimo užklausas, konsultacijų susitikimus) prieš jas apdorojant
• Kontroliuoti duomenų kokybę, peržiūrint, kas sinchronizuojama su narių profiliais
• Riboti prieigą prie išteklių ar paslaugų pagal formos atsakymus

Pateikimų peržiūra

Iš pateikimų sąrašo

1. Eikite į formą ir spustelėkite Peržiūrėti pateikimus.
2. Naudokite būsenos filtro išskleidžiamąjį sąrašą, kad rodytumėte tik Laukiančius pateikimus.
3. Spustelėkite pateikimą, kad atvertumėte jo detalių puslapį.

Pateikimų sąraše rodomas spalvomis pažymėtas būsenos ženkliukas kiekvienam pateikimui:

• Laukiama (gintarinė) -- Laukia peržiūros
• Patvirtinta (žalia) -- Priimta
• Atmesta (raudona) -- Atmesta

Pateikimo detalių puslapyje

Detalių puslapyje pateikiama:

• Didelis būsenos indikatorius viršuje
• Visi formos atsakymai, rodomi lauko po lauko
• Pateikėjo informacija šoninėje juostoje
• Veiksmų mygtukai patvirtinimui ar atmetimui

Pateikimo patvirtinimas

1. Atverkite pateikimo detalių puslapį.
2. Spustelėkite žalią mygtuką Patvirtinti.
3. Pasirodo langas, kuriame galite pasirinktinai pridėti peržiūros pastabas.
4. Spustelėkite Patvirtinti pateikimą.

Kas nutinka patvirtinus:

• Pateikimo būsena pasikeičia į „Patvirtinta."
• Įrašoma peržiūros laiko žyma ir peržiūrėtojas.
• Jei formos Profilio sinchronizavimo režimas nustatytas į Po patvirtinimo, susieti laukai sinchronizuojami su Asmens įrašu. Pamatysite sėkmės žinutę, pavyzdžiui, „Pateikimas patvirtintas ir 3 laukas(-ai) sinchronizuoti su profiliu."
• Jei sinchronizavimas dėl kokios nors priežasties nepavyksta, patvirtinimas vis tiek įsigalioja, o klaida registruojama žurnale.

Pateikimo atmetimas

1. Atverkite pateikimo detalių puslapį.
2. Spustelėkite raudoną mygtuką Atmesti.
3. Pasirodo langas, kuriame turite nurodyti atmetimo priežastį (privaloma).
4. Spustelėkite Atmesti pateikimą.

Kas nutinka atmetus:

• Pateikimo būsena pasikeičia į „Atmesta."
• Įrašoma peržiūros laiko žyma, peržiūrėtojas ir atmetimo priežastis.
• Jokie profilio duomenys nesinchronizuojami, nepriklausomai nuo formos sinchronizavimo režimo.
• Atmetimo priežastis saugoma ir rodoma skyriuje Peržiūros pastabos pateikimo detalių puslapyje.

Sprendimo atstatymas

Jei jums reikia persvarstyti patvirtintą ar atmestą pateikimą:

1. Atverkite pateikimo detalių puslapį.
2. Spustelėkite Atstatyti į laukiama.
3. Pateikimas grįžta į būseną Laukiama ir gali būti peržiūrėtas pakartotinai.

Pastaba: Jei duomenys jau buvo sinchronizuoti su Asmens profiliu (iš ankstesnio patvirtinimo), būsenos atstatymas neatšaukia sinchronizavimo. Profilio pakeitimai, juos pritaikius, yra negrįžtami.

Peržiūros pastabos

Peržiūros pastabos yra jūsų peržiūros sprendimų audito pėdsakas:

• Patvirtinimo pastabos yra neprivalomos ir gali dokumentuoti, kodėl pateikimas buvo priimtas.
• Atmetimo priežastys yra privalomos ir paaiškina, kodėl pateikimas buvo atmestas.
• Pastabos rodomos pateikimo detalių puslapyje kartu su peržiūros laiko žyma ir peržiūrėtojo vardu.

Patvirtinimų derinimas su profilio sinchronizavimu

Patvirtinimo darbo eiga ypač galinga, kai derinama su Po patvirtinimo Profilio sinchronizavimo režimu:

Patarimas: Formoms, tokioms kaip savanorių prašymai ar narystės užklausos, naudokite „Po patvirtinimo" sinchronizavimo režimą. Tai užtikrina, kad į jūsų Žmonių duomenų bazę pateks tik patikrinti, patvirtinti duomenys.

Skydelio indikatoriai

Laukiančių skaičiaus ženkliukas

Formos detalių puslapyje nuoroda Peržiūrėti pateikimus greitųjų veiksmų šoninėje juostoje rodo pulsuojantį ženkliuką su laukiančių pateikimų skaičiumi. Tai suteikia greitą vizualų signalą, kad pateikimams reikia dėmesio.

Statistikos kortelės

Ir formos detalių puslapis, ir pateikimų sąrašas rodo statistikos korteles su Iš viso, Laukiama, Patvirtinta ir Atmesta pateikimų skaičiais, suteikiančiomis jums vaizdą į savo peržiūros eilę iš pirmo žvilgsnio.

Geriausios praktikos

1. Peržiūrėkite laiku. Reguliariai tikrinkite savo laukiančius pateikimus, ypač jautrioms laikui formoms, tokioms kaip registracija į renginius.
2. Naudokite peržiūros pastabas. Dokumentuokite savo argumentaciją dėl patvirtinimų ir atmetimų. Tai sukuria naudingą audito pėdsaką.
3. Nustatykite pranešimus. Įjunkite administratorių pranešimus arba pridėkite pasirinktinius gavėjus, kad būtumėte informuoti, kai atsiranda naujų pateikimų.
4. Pasirinkite tinkamą sinchronizavimo režimą. Naudokite „Po patvirtinimo" formoms, kuriose svarbi duomenų kokybė, ir „Pateikiant" mažos rizikos formoms, kur svarbus greitis.
5. Eksportuokite reguliariai. Eksportuokite pateikimus į CSV archyvavimui ir ataskaitoms, ypač prieš archyvuojant ar ištrinant formą.